Samenwerken met een Virtual Assistant, hoe ga je dit aan?

Je onderneming groeit, die ene stapel op je bureau wordt alsmaar hoger en hoger. De mail puilt ondertussen uit maar die offerte moet nu echt als eerste de deur uit. Er moet iets veranderen, maar wat? Misschien is het tijd om je te verdiepen in een Virtual Assistant! Maar hoe pak je dat aan? Wat is belangrijk? En hoe ga je de samenwerking aan? 

Ik heb een checklist gemaakt om je op weg te helpen en die ervoor gaat zorgen dat de stapel op je bureau minder wordt door de hulp van je eigen Virtual Assistant. Hierdoor kan jij je weer richten op de belangrijkere aspecten van jouw onderneming en meer plezier halen uit je werk.

STAP 1 ga bij jezelf na welke werkzaamheden jij graag zou willen uitbesteden

Grote kans dat de werkzaamheden die blijven liggen helemaal niet in jouw vakgebied thuishoren, dat is vaak ook de reden dat je ze minder snel oppakt omdat je ze vervelend vindt en graag uit handen wilt geven.

STAP 2 ga bij jezelf na hoeveel tijd er nodig is voor de werkzaamheden

De werkzaamheden die jij hebt opgeschreven kosten tijd, dat is ook de reden waarom jij ze wilt uitbesteden. Maak een schatting hoeveel tijd er nodig is voor deze werkzaamheden, zo weet je voor hoeveel uur je een Virtual Assistant nodig hebt. Een Virtual Assistant kan je dagelijks, wekelijks of maandelijks nodig hebben. Dat is het fijne aan een Virtual Assistant: jij bepaalt in welke mate je hulp nodig hebt en je betaalt alleen voor de gewerkte uren.

STAP 3 wat zoek jij in een Virtual Assistant?

Een Virtual Assistant komt je ondersteunen in jouw onderneming. Denk daarom goed na wat jij belangrijk vindt aan een Virtual Assistant, hoe zie je de samenwerking voor je?

STAP 4 wat is je budget?

Een Virtual Assistant lijkt misschien duur, maar bedenk dat een Virtual Assistant goedkoper is dan een vaste werknemer. Je hebt geen kosten aan de werkplek, verzekeringen en bij ziekte/verlof. Je betaalt alleen voor de gewerkte uren. De BTW op de factuur van je Virtual Assistant kan je weer terugvragen en de kosten die je kwijt bent aan een Virtual Assistant vallen onder zakelijke kosten, die kan je dus aftrekken van je inkomstenbelasting. Doordat jouw Virtual Assistant zich bezighoudt met werkzaamheden die jij los kan laten, kan jij je weer meer focussen op de belangrijkere aspecten van jouw onderneming zoals het binnenhalen van extra opdrachten.

STAP 5 ga opzoek naar een Virtual Assistant en maak een afspraak

Het kennismakingsgesprek kan op verschillende manieren plaatsvinden, bijvoorbeeld via de telefoon of op locatie. Hou in gedachten dat een Virtual Assistant meestal niet op locatie werkt, dus ook geen rekening hoeft te houden met de afstand. Daarom gebeurt het vaak dat een gesprek telefonisch plaatsvindt.

STAP 6 de samenwerking

Heb je een goed gevoel bij de Virtual Assistant die je gesproken hebt en wil je de samenwerking aangaan? Zorg ervoor dat jullie de afspraken duidelijk op papier zetten zodat daar geen misverstanden over kunnen komen. Plan contactmomenten in om de samenwerking te evalueren. Het inwerken van je Virtual Assistant kost tijd, maar je zal al snel merken dat het investeren in een Virtual Assistant zeker de moeite waard is! 

Wat houd je nog tegen? Meer weten, neem vrijblijvend contact met mij op en ik beantwoord graag jouw vragen.